Google Workspace es lo que antes se conocía como Google Suite o G Suite. Esta era de pago, pero en esta nueva versión es gratuita, aunque con ciertas limitaciones. ¿Cómo son ahora las herramientas de Google?
Google Workspace es básicamente es una plataforma en la que todas las herramientas necesarias están conectadas entre sí, de forma que facilita mucho el trabajo en equipo en línea.
Como el teletrabajo ha llegado para quedarse, la tecnología debe estar adaptada para este gran cambio y por eso en este caso analizamos el entorno de Google Workspace.
Tabla de contenidos
Por eso, en este artículo vemos qué es esta plataforma, cuáles son las herramientas y las diferencias entre la versión gratuita y de pago, entre muchas otras cosas.
Qué es Google Workspace y para qué sirve
Google Workspace es una plataforma, es una plataforma que reúne varios productos de Google sobre los que se puede organizar un trabajo, sea colaborativo o no.
Es decir, en esta herramienta encontramos varios productos de Google (como Meet, Docs, Chat etc.) relacionados entre sí y orientados a la eficiencia en la organización del trabajo.
Como veíamos en la introducción del post, en los últimos tiempos hemos tenido que adaptarnos al teletrabajo rápidamente. Es algo que ha venido para quedarse y las plataformas y herramientas deben acompañar esta situación.
Por eso, la mayoría de las plataformas online de trabajo están desarrollando sus herramientas en esta línea.
En este caso, Google Workspace se llamaba antes G Suite o Google Suite y era de pago (pudiendo utilizar los servicios que tiene esta herramienta de forma individual).
Te preguntarás que dónde estaba la ventaja de pagar G Suite si podíamos utilizar cada herramienta por separado de forma gratuita.
Y es precisamente esto último, que el gran cambio de esta plataforma, y lo que le hace ser tan recomendada para la organización del trabajo, es que todas estas herramientas se pueden relacionar y conectar entre sí.
Además, también es lo que hace que esta plataforma triunfe entre las empresas, porque convierte el teletrabajo en algo tan ligero como si estuvieras en frente de tu compañero en la oficina.
El cambio de G Suite a Google Workspace es, básicamente una renovación de la estética (con unos logos más minimalistas) y un aumento de esa conectividad entre las herramientas, que vamos a ver a lo largo del post.
Aunque si estás pensando en utilizar Google Workspace solamente para ti, también es idóneo, ya que se puede utilizar para organizar nuestro trabajo en tareas, tener conectado el Gmail y muchas más cosas que veremos a lo largo del post.
¿Qué herramientas tenemos disponibles en Google Workspace?
El objetivo principal de Google Workspace es optimizar la forma en la que puedes trabajar con tu equipo de una forma remota.
Por eso, el equipo de Google ha desarrollado 14 herramientas que puedes hacernos la vida un poco más fácil. Éstas son: Calendar, Keep, Forms, Cloud Search, Gmail, Meet, Chat, Sheets, Docs, Slides, Drive, Sites y App Script.
Podríamos diferenciar cuatro grupos según su funcionalidad, como las pensadas para la organización del trabajo (Calendar, Keep, Forms, Cloud Search), las enfocadas a la comunicación (Gmail, Meet, Chat), las de almacenamiento (Drive, Sites) y las similares a Office (Sheets, Docs, Slides).
Como hemos visto en el apartado anterior, la gran ventaja de esta plataforma es la gran conexión entre estas herramientas, que analizamos más en detalle en el siguiente apartado.
¿Cómo funciona Google Workspace?
Como hemos visto en el apartado anterior, Google Workspace sirve para crear un entorno de trabajo virtual colaborativo.
Básicamente, lo que conseguimos con esto es tener las herramientas que utilizamos en nuestro día a día conectadas entre sí. En este apartado vamos a ver varios ejemplos de las aplicaciones más habituales:
- Iniciar una videollamada directamente desde Google Docs para revisar con un compañero algo en concreto de ese documento.
- Sincronizar el correo y calendario, de forma que cuando aceptes una reunión que te han enviado al mail, se añade automáticamente a tu calendario.
Es esta capacidad de interactuar con tu entorno de trabajo lo que va a hacer que nos ahorremos tiempo y energía dedicada, porque te ahorras, por ejemplo, en este caso, generar una nueva reunión en Google Meets.
Otro de los cambios más notables que podemos ver en Google Workspace son las salas de reunión virtuales, a la altura de los competidores como Slack o Teams.
Estas salas son espacios virtuales en los que añadimos archivos o tareas y los podemos visualizar y compartir con los participantes de esa misma sala.
Las ventajas de esta plataforma son muchas y por eso te dejo este vídeo en el que te contamos más sobre ello:
Google Workspace vs Google Workspace de pago
Siempre que tenemos una herramienta con versión gratuita y versión de pago es importante que nos fijemos en las diferencias entre ambas para valorar si nos compensa pagar por ello.
Por eso, en este apartado vamos a analizar las diferencias entre Google Workspace gratis y la versión más barata de Google Workspace.
La primera diferencia que encontramos es que, en la cuenta gratuita, en las videollamadas puedes añadir muchos participantes, con un máximo de 50, mientras que en el plan Business Starter tienes un máximo de 100 participantes.
Por otro lado, en la versión gratuita no puedes tener un correo electrónico de empresa, es decir, personalizado con tu dominio propio.
Otra de las desventajas de la cuenta gratuita es que no tienes acceso a la asistencia de Google si tienes algún problema.
Finalmente, en cuanto al almacenamiento en nube, que es un punto súper importante, la diferencia está en que, en el plan gratuito tenemos 15 GB frente a los 30 GB del plan más barato de la versión de pago de Google Workspace.
¿Cómo tener una cuenta gratuita de Google Workspace?
Lo primero que necesitamos para disfrutar de las ventajas de Google Workspace es tener una cuenta de Gmail creada.
Si todavía no tienes una creada, te dejo este vídeo en el que te enseñamos paso a paso cómo hacerlo:
Cuando ya tengas tu cuenta creada, debes acceder al correo y hacer clic en el botón de “Ajustes” que ves arriba a la derecha y después en “Ver todos los ajustes”.
Ahora haz clic en la opción de “Chat y Meet” que ves en la barra superior y después activar la opción de Google Chat. No te olvides de guardar los cambios que acabamos de hacer, haciendo clic en el botón que aparece de “Guardar los cambios”.
Ahora, en la pantalla principal de Gmail verás en los dos márgenes las opciones que acabamos de activar.
En el margen derecho vemos los Contactos, Notas (Keep), el Calendario, y Task (Tareas) y en el izquierdo Correo, Chatear, Salas y Reunión.
Estas tres últimas son las novedades de Google Workspace que aparecen integradas en la ventana de Gmail y de las que hablábamos antes.
Tutorial qué es Google Workspace
Si eres de los que prefiere el contenido en formato de vídeo, te dejo este tutorial en el que te contamos lo que hemos ido viendo en este post en formato de vídeo:
